Bereiten Sie sich mit diesem Projektplan auf eine LMS-Implementierung vor

Bereiten Sie sich mit diesem Projektplan auf eine LMS-Implementierung vor

Nach reiflicher Überlegung hat Ihre Organisation die entscheidende Entscheidung getroffen, Ihr altes LMS durch ein neues System zu ersetzen. Oder Sie haben sich endlich entschieden, zum ersten Mal ein LMS zu implementieren. In beiden Fällen geht es jetzt um die Frage: Wie planen wir die Einführung des LMS?

Für den Anfang sollten Sie sich darauf vorbereitet, einen LMS-Implementierungsprozess zu skizzieren. Der Rest dieses Beitrages wird Ihnen zeigen, wie Sie genau dies tun können.

Nicht alle LMS-Implementierungen werden gleich erstellt. Sie werden von einem Anbieter zum anderen unterschiedlich sein. Und es wird viel von der strategischen Arbeit abhängen, die Sie zuvor bei Ihrer Auswahl und Planung für das LMS geleistet haben.

Wie wir zum Beispiel in einem früheren Artikel erörtert haben, hängt der Erfolg einer LMS-Implementierung von der Beantwortung solcher Fragen ab:

• Warum brauche ich ein LMS?
• Wo im Benutzerlebenszyklus wird das LMS/Schulung die größte Wirkung erzielen?
• Welche Erfolgsmetriken möchte ich mit dem LMS messen?
• Welche Funktionen benötige ich wirklich?
• Wie hoch sind die Fähigkeiten Ihrer LMS-Administrator?
• Wie werde ich den ROI messen?

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind und Ihren LMS-Plattformpartner in Ihre strategische Planung einbezogen haben, dann sollten Sie sich an Ihren Zielen orientieren und für eine erfolgreiche LMS-Implementierung gerüstet sein.

Es ist auch entscheidend, dass Sie von Anfang an Ziele und KPIs für die Initiative festgelegt haben und sicherstellen, dass das von Ihnen ausgewählte LMS es Ihnen ermöglicht, den Erfolg auf die für Sie richtige Weise zu messen. Diese Ziele werden während des gesamten LMS-Implementierungsprozesses im Fokus bleiben.

Wählen Sie einen Rahmen für die Gestaltung Ihres Lernmaterials

Die frühzeitige Auswahl eines Lernrahmens wird Ihnen während der LMS-Implementierungsphase und darüber hinaus helfen. eLearning-Fachleute und Instruktionsdesigner sind möglicherweise mit zwei gängigen Lernmethoden vertraut – ADDIE und SAM. Projektmanager sehen möglicherweise Parallelen zu Wasserfall- und agilen Methoden.

ADDIE ist ein Akronym für Analysieren, Entwerfen, Entwickeln, Implementieren und Auswerten. Die Idee dahinter ist, dass der Instruktionsdesigner oder das Team jede Stufe perfektioniert, bevor er zur nächsten übergeht. Der Nachteil ist, dass es für eine Umgebung, in der sich Ziele ändern können, möglicherweise nicht agil genug ist.

SAM ist ein Akronym für Sukzessives Annäherungsmodell, dass die kontinuierliche Iteration betont.

Beide hängen jedoch wirklich davon ab, dass das Fachwissen eines erfahrenen Instruktionsdesigners einbezogen wird, während das moderne LMS es jedem ermöglicht, mit der Entwicklung von Kursen zu beginnen.

Bei PREGA Design haben wir eine alternative Fünf-Schritte-Methodik entwickelt, die wir „Der Leitfaden für Einsteiger zur Erstellung eines Online-Schulungsprogramms“nennen. Lassen Sie uns einen Abstecher in die Schritte dieses Rahmens machen, bevor wir in die nächsten Schritte des LMS-Implementierungsprozesses eintauchen.

Schritt 1: Definieren

Eine klare Definition Ihrer Lernerpersönlichkeiten, Ihrer Unternehmensziele, Ihrer Engagementstrategie und Lernziele und schließlich der Art und Weise, wie Sie den Erfolg de Initiative messen werden, ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Grundlage stark ist.

Bei der Erforschung dieser grundlegenden praktischen Fragen werden Sie herausfinden, was Ihr Publikum lernen muss. Verfeinern Sie Ihre Ergebnisse bis hin zu einer Aufzählung von Lernzielen, und Sie werden die Grundlage haben, die Sie zum Aufbau Ihres Schulungsprogramms benötigen.

Nachdem das „Was“ festgelegt ist, müssen Sie nun einige Zeit damit verbringen, über das „Wer“ nachzudenken. Zahlreiche persönliche Faktoren beeinflussen die Trainingsentwicklung für ein bestimmtes Publikum. Dazu gehören neben den Lernzielen auch der ideale Lernstil, die Vorkenntnisse zum Thema, die Lernumgebung und die Strategien zur Beibehaltung und Anwendung.

Schritt 2: Gliederung

Ein wichtiger Teil jeder Lernmethodik ist die Anerkennung der Bedeutung eines Plans. Jetzt ist es an der Zeit, aus den Lernzielen und der Bewertung Ihres Publikums einen Trainingsplan zu erstellen, der den Bedürfnissen aller gerecht wird. In dieser Phase werden Sie Ihren Ansatz zur Inhaltsentwicklung klar darlegen, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team mit der Organisationsstruktur, dem Format und dem Umfang der Inhaltsproduktion vertraut ist.

Die Einzelheiten Ihres Plans hängen von der Art des Projekts ab; es gibt viele Möglichkeiten, einen Plan zu schreiben, und viele verschiedene Aspekte, die Sie einbeziehen können. Im Großen und Ganzen sollte der Plan jedoch erklären:

• Was die Ausbildung sein wird?
• Wer wird die Ausbildung erhalten?
• Welcher Zeitplan wird verwendet?
• Welche Materialien werden benötigt?
• Wer wird die Ausbildung verwalten/überwachen?
• Wie die Kompetenz geprüft wird?

Planung gibt Ihrem Training nicht nur dringend benötigte Struktur, sondern zwingt Sie auch zu einem taktischen Denken, dass Ihre Wirkung erhöht.

Schritt 3: Architektur und Bauen

Nachdem ein Plan erstellt wurde, benötigen Sie nun Schulungsinstrumente. Da der größte Teil Ihre Ausbildung wahrscheinlich online stattfinden wird, ist der zeitaufwendigste Aspekt dieser Phase die Entwicklung der Online-Kurse, die Ihre Lernenden benutzen werden.

Um Schulungsinhalte zu entwickeln, müssen Sie die Funktionen des Lernmanagementsystems (LMS) und die von Ihnen erworbenen Kursautorentools nutzen. Funktionen wie Videointegration, Quizfragen und Analysen sind für die Online-Schulung wichtig und sollten intuitiv und einfach zu bedienen sein. Verwenden Sie die erforderliche Tools, um Designinhalte ordnungsgemäß zu entwickeln, hochinteressante Videos zu erstellen und Audio wie ein Profil aufzunehmen.

Schritt 4: Engagieren

Jetzt ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass Ihre Inhalte ihr Publikum finden und dass dieses von den Vorteilen profitieren kann. Gehen SIe Schritt 1 noch einmal durch, um festzustellen, wie Sie Ihren Mitarbeitern die Inhalte am besten vermitteln können. Abhängig von Ihren Zielpersonen, dem Ort an dem sie die meiste Zeit verbringen, und dem Kontext des Schulungsinhaltes kann Ihre Übermittlungsmehtode variieren.

Wenn Sie z.B. neue Vertriebsteammitglieder an Bord nehmen, möchten Sie vielleicht einen Link zu den Kursen in das CRM-Tool einbetten, dass von Ihren Kundenbetreuern verwendet wird. Wenn Sie Mitarbeiter mit Kundenkontakt über neue Funktionen informieren, ist es vielleicht sinnvoller, den Kurslink in einer E-Mail oder einem internen Chat-Kanal weiterzugeben.

Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Lernenden dort treffen, wo sie sich befinden, um die Kurse leicht zugänglich und kontextbezogen zu gestalten.

Schritt 5: Messen

Wenn Sie Ihren Zielpersonen Zugang zu den Kursen gewährt haben, sammeln Sie Feedback und verfolgen Sie ihr Engagement in der Lernerfahrung. Nutzen Sie qualitative und quantitative Daten, um Einblick in Folgendes zu gewinnen.

• Ist der Kurs leicht zu navigieren?
• Ist der Kurs inhaltlich engagiert?
• Wie kann der Kurs verbessert werden?
• Wie viele Lernende haben auf den Kurs zugegriffen?
• Wie werden Kursbewertungen von den Lernenden bewertet?
• Wie viele Lernende haben den Kurs abgeschlossen?

Neben der Konzentration auf die Schulungsmetriken ist es wichtig zu bestimmen, wie diese Daten Ihren Geschäftszielen entsprechen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Ihre Kundendienstmitarbeiter bei der Lösung von Support-Tickets sachkundiger und effizienter zu machen, sollten Sie die Abschlussraten mit der durchschnittlichen Anzahl der erforderlichen Umtauschvorgänge korrelieren, bevor ein Ticket als gelöst markiert wird.

Durch die frühzeitige Auswahl Ihrer E-Learning-Methodik erhalten Sie eine Starthilfe, um sich mit dem neuen LMS, dass Sie eingeführt haben, vertraut zu machen und zu erfahren, wie eine LMS-Implementierung ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Wenn Sie Ihren Rahmen genau kennen, können Sie die restliche Schritte, die in diesem Plan für den LMS-Implementierungsprozess skizziert sind, durchführen.

Wählen Sie Ihr LMS-Implementierungsteam aus

Die LMS berührt wahrscheinlich mehrere Operationen Ihrer Organisation. Wenn Sie also ein Team zur Überwachung des LMS-Implementierungsprozesses zusammenstellen, sollten Sie Teammitglieder aus dem verschiedenen Abteilungen wie Personalwesen, IT sowie Lernen und Entwicklung zusammenbringen.

Wenn Ihr LMS mit externe Partnern wie Vertriebspartnern oder Auftragnehmern zusammenarbeitet, bringen Sie auch diese Personen in das Team ein. Experten raten jedoch dazu, dass Team so klein wie möglich zu halten, um sicherzustellen, dass der LMS-Implementierungsprozess hoch konzentriert bleibt.

Sobald Sie das Team zusammengestellt haben, legen Sie die einzelnen Rollen fest. Hier sind einige wichtige Akteure:

Teamleiter: Diese Person beaufsichtigt die gesamte LMS-Implementierung bis zum Abschluss, arbeitet direkt mit dem LMS-Anbieter zusammen und befasst sich mit allen auftretenden Fragen.

Projektleiter: Der Projektleiter verfolgt alle wichtigen Meilensteine des LMS-Implementierungsprozesses, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden.

E-Learning-Spezialist: Ihre bestehende Schulungsplattform enthält viele E-Learning-Tools und Kursunterlagen. Der E-Learning-Spezialist überwacht die Übertragung oder Entwicklung von Inhalten auf das neue System während der LMS-Implementierung.

L&D-Administrator: Da diese Person das L&D-Programm beaufsichtigt, stellt sie sicher, dass das LMS die organisatorischen Ziele durch die Kursstruktur, die Zertifizierung, die Einhaltung der Vorschriften und die Benutzerberichte erfüll.

IT-Experte: Da die LMS-Implementierung ein hohes Maß an technischen Fachwissen erfordert, leitet ein IT-Experte den Integrationsprozess mit anderen Systemen innerhalb Ihres Unternehmens.

Während des gesamten Implementierungsprozesses arbeitet der LMS-Plattformpartner eng mit Ihren Teammitgliedern zusammen. Eine offene Kommunikation zwischen Ihrem Team und Ihrem Partner ist entscheidend. Dadurch wird sichergestellt, dass die Implementierung mit Ihren Zielen koordiniert wird und innerhalb Ihres Zeitrahmens erfolgt.

Erstellen Sie einen LMS-Implementierungsplan und einen Zeitplan

Wie lange der LMS-Implementierungsprozess dauert, hängt davon ab, welche Art von LMS Sie wählen. Ein vor Ort auf Ihren eigenen Server installiertes LMS kann länger dauern als ein gehostetes oder Cloud-basiertes LMS, bei dem das System auf dem Server des Anbieters untergebracht ist. Der LMS-Anbieter oder Ihre IT-Abteilung kann eine bessere Schätzung der Zeitspanne abgeben.

Die Anzahl der Benutzerkonten und Softwareprogramme, die Sie in das LMS migrieren und in das LMS integrieren möchten, wirkt sich ebenfalls auf den Zeitrahmen der LMS-Implementierung aus. Seien Sie bei Ihrem Zeitplan realistisch und planen Sie genügend Zeit ein, um jeden Benchmark vor der eigentlichen Einführung zu erfüllen.

Datenmigration

Unabhängig davon, ob Sie von einem alten LMS umsteigen oder zum ersten Mal ein LMS implementieren, ist eine wichtige Entscheidung darüber zu treffen, welche Kurse, Daten und Lehrinhalte in das neue System übernommen werden sollen.

Übernehmen Sie nur die Kurse und Daten, die für das aufgerüstete LMS unbedingt erforderlich sind, und archivieren Sie den Rest. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Rechtsabteilung, welche Dateien aufbewahrt werden müssen (Kursabschlussaufzeichnungen und Aufzeichnungen über früheres Lernen fallen in diese Kategorie).

Wenn Sie von einem alten LMS auf ein neues LMS umsteigen, lassen Sie Ihren IT-Experten Ihre Schulungsunterlagen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie in das neue LMS integriert werden können. Selbst wenn sie SCORM-konform sind, müssen die Kurse möglicherweise angepasst werden, um im neuen System zu funktionieren.

Testlauf und Schulung

Bevor Sie den LMS-Implementierungsprozess abschließen und das neue System offiziell einführen, testen Sie das neue LMS unter einer Gruppe handverlesener Benutzer, seien es interne Mitarbeiter oder Benutzer aus dem erweiterten Unternehmen wie Vertriebspartner oder Auftragnehmer.

Bereiten Sie für den vollständigen LMS-Test einen Testfall vor, den Ihre Administratoren und Benutzer durchlaufen können. Dokumentieren Sie alle auftretende Probleme und melden Sie diese den Teammitgliedern und dem LMS-Anbieter.

Bieten Sie dann ein Schulungsprogramm für Ihre internen Benutzer und externen Partner an, die das LMS nutzen werden. Diese Schulung kann über ein Webinar oder eine persönliche Unterweisung durchgeführt werden. Auch hier gibt Ihr LMS-Anbieter Hinweise, welche Schulungsoptionen verfügbar sind (informieren Sie sich, ob zusätzliche Gebühren anfallen).

Formulieren Sie während dieser Zeit zusammen mit Ihrem LMS-Anbieter einen Einführungsplan für die LMS-Implementierung. Informieren Sie alle Interessengruppen – vielleicht über eine E-Mail-Kampagne – über die Einführung und den Zeitpunkt.

Systemumstellung

Als einer der letzten Schritte im LMS-Implementierungsprozess kann die Umstellung auf das neue LMS auf verschiedene Weise erfolgen:

• Eine vollständige Umstellung über Nacht.
• Ein schrittweiser Ausstieg aus dem alten LMS und die schrittweise Einführung des neuen Systems.
• Paralleler Betrieb beider Systeme vor der Umstellung.

Informieren Sie Ihre Kollegen auf jeden Fall über eine etwaige Blackout-Periode zwischen dem Zeitpunkt, an dem das alte System offline geht, und dem Zeitpunkt, an dem das neue LMS in Betrieb ist. Besprechen Sie mit Ihrem LMS-Anbieter und stellen Sie ein Team zusammen, dass den für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten LMS-Umstellungsprozess implementiert.

Einige Experten raten dazu, beide Systeme parallel zu betreiben, da dies die Datenintegrität bewahrt und den Benutzern die Möglichkeit gibt, sich auf dem neuen System wohler zu fühlen. Sobald die Daten sicher sind und alle Parteien bereit sind, nehmen Sie die vollständige Umstellung auf das neue LMS vor.

Bewertung und Abschluss

Überprüfen Sie nach Abschluss des LMS-Implementierungsprozesses und wenn das neue System eine Zeit lang in Betrieb war, wie der Prozess für alle Beteiligten verlaufen ist. Finden Sie alle technischen Störungen, die den Start behindert haben könnten, und beheben Sie diese.

Führen Sie außerdem – ähnlich wie im letzten Schritt des Leitfadens für Einsteiger zur Erstellung eines Online-Schulungsprogramms – die folgende Auswertung durch, während Sie Ihre LMS-Implementierung abschließen. Beurteilen Sie, wie viele Benutzer sich am System angemeldet haben und wie sie durch das System gekommen sind. Haben sie die Kurse abgeschlossen? Wie haben sie gepunktet? Bewertungen und Benutzerzufriedenheit sagen nicht die ganze Geschichte darüber aus, wie gut das LMS im Hinblick auf die Ziele der Organisation abgeschnitten hat. Zu Beginn geben solche Statistiken jedoch einen Einblick in die technische Leistung des LMS, einschließlich der Seitenuploads, der Zeit bis zum Hochladen und der allgemeinen Benutzererfahrung.

Der Implementierungsprozess des LMS endet nicht zum Zeitpunkt der Einführung. Suchen Sie immer nach Möglichkeiten, dass System zu verbessern, den Inhalt zu optimieren, weitere Kurse hinzuzufügen und die Benutzererfahrung zu perfektionieren, solange das LMS in Betrieb ist.

Die besten Ausbildungsplattformen haben sehr erfolgreiche LMS-Implementierungspläne erstellt, getestet und verfeinert. Stellen Sie bei der Auswahl eines LMS-Anbieters sicher, dass Sie Fragen rund um den Implementierungsprozess stellen. Hier bei PREGA Design ist das komplette Einsteiger-Kit zur Erstellung eines Online-Schulungsprogramms der heiligen Gral für die Implementierung eines modernen LMS auf Cloudbasis.

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